تتوفر لدى الشركات الكبيرة التي تطلع عادة بعدة مشاريع إدارة تقوم بتقدير التكاليف ومهما كان حجم الشركة فان مهمة التسعير وتقدير تكاليف العطاء يمكن اسنادها الى مدير للمشروع يقوم بتعيينه المقاول من بين العاملين في الشركة ممن تتوفر لديه الخبرة والكفاءة في مشاريع مشابهة بمجرد استلامه لوثائق العطاء.
يقوم مدير المشروع وحده بالاستعانة بمن يحتاجه من المهندسين او حاسبي الكميات او المخططين بدراسة وثائق العطاء وتقدير تكاليف العطاء، ويطلق على هذا الفريق (فريق التسعير) وعادة ما تتضمن وثائق العطاء ما يلي :
- الرسوم التفصيلية للمشروع.
- جداول الكميات.
- مواصفات المواد والاعمال.
- دفتر شروط العطاء العامة والحاصة.
- نموذج عقد المقاولة والانتاجية.
- اية ملاحق او تفسيرات اخرى.
قبل البدء في عملية تقدير التكاليف والتسعير يجب دراسة وثائق العطاء بإمعان وترو باتباع الخطوات التالية:
- تدقيق الكميات الواردة في جداول الكميات بمقارنتها بالرسومات وذلك لان جدول كميات العطاء غالبا ما يقوم المهندس الاستشاري بإعداده على عجل، وبشكل تقريبي مفترضا بان المقاول سيعيد تدقيق كمياته، فيقوم المقاول بمعرفة الكميات الحقيقة للمشروع لاستخراج التكاليف المتوقعة للموارد المختلفة اللازمة له لان تلك التكاليف هي التي تحدد سعر العطاء النهائي .
ومن الجدير بالذكر اننا نطلق على عملية استخراج تكاليف العطاء مصطلح تقدير التكاليف وليس حساب التكاليف لأننا مهما توخينا الدقة في حسابتنا فستكون تقديرية وكلما دققنا في دراسة وثائق العطاء اقتربت تقديراتنا من التكاليف الحقيقية.
- دراسة مواصفات المواد والاعمال لتحديد نوع المواد المطلوبة في المشروع وطرق الانشاء المسموحة لان هذين العاملين هما المحددان الرئيسيان لتكلفة المواد والمعدات في المشروع .
وعلى سبيل المثال اذا وجد في جدول الكميات بند يتضمن تركيب ابواب خشبية مجموع مساحتها (22 م2) , لا نستطيع تقدير تكلفتها الا اذا استخرجنا من المواصفات نوع الخشب الذي يجب ان تصنع منه الابواب , فاذا كان من خشب السويد كانت تكلفة المتر المربع لا تتجاوز (40) دولار على سبيل المثال , اما اذا كان من خشب الزان او المهاجوني فستكون تكلفة المتر المربع اضعاف هذا الرقم , وفي هذه المرحلة يجب اعداد جدول بأنواع المواد المطلوبة للمشروع من جدول الكميات ودفتر المواصفات واستدراج اسعار لها بواسطة قسم المشتريات من الموردين المختلفين.
- دراسة شروط العطاء العامة والخاصة واي ملحقات لها ونموذج عقد المقاولة لاستخراج الاشتراطات الاخرى الواردة في هذه الوثائق فغالبا ما تتضمن هذه الوثائق متطلبات محددة تستدعي صرف تكاليف اضافية على المشروع، مثل تجهيز مكاتب موقتة لجهاز الاشراف وتزويده بالمواصلات والمياه والكهرباء والحراسة وكذلك اشتراطات كفالات حسن التنفيذ والدفعة المقدمة ان وجدت وتكاليف التامين، وما الى ذلك من المصاريف التي لا تدخل ضمن تكاليف بنود العمل مباشرة والتي يطلق عليها اسم التكاليف غير المباشرة.
وتشمل تلك التكاليف غير المباشرة ايضا التكاليف التي يتكبدها المقاول نفسه و لا تدخل ضمن بنود العمل مثل رواتب المهندسين والمراقبين والموظفين الاداريين والحراس وتكاليف اعمال التحضيرات ومكاتب المقاول وتكاليف ضبط الجودة والقرطاسية والسكن والطعام…..الخ. والمهم هنا ان كل هذه التكاليف يمكن تقديرها بناء على شروط العطاء وخطة المشروع.
- اعداد برنامج زمني عام لإنجاز المشروع، يتكون عادة في هذه المرحلة من جدول خطي للنشاطات الرئيسية والنقاط الحاكمة في المشروع، وذلك للتأكد من الفترة المقترحة للمشروع في العطاء، والاخذ في الاعتبار قيمة غرامة التأخير او التعويضات التعاقدية ان وجد ان مدة المشروع غير كافية لإنهاء العمل , واعداد جدول بالمعدات اللازمة لإنجاز اعمال المشروع والوقت اللازم من كل معدة على حده.
تنقسم تكاليف العطاء الى نوعين رئيسين هما :
- التكاليف المباشرة : وتتضمن التكاليف التي تدخل في صلب البند وتشمل ما يلي :
- تكاليف المواد التي تدخل في صناعة ذلك العمل ويتم تقديرها بحساب الكمية مضروبا في الوحدة + نسبة الهدر المقدرة.
- تكاليف العمال الذين يقومون بتنفيذ العمل بشكل مباشر مثل النجارين ومساعديهم من العمال والبنائين والحدادين بالإضافة الى رئيس العمال الذي يباشر انشاء ذلك البند بالتحديد ويتم تقديرها بحساب عدد الساعات اللازمة لإنجاز العمل مضروبا في اجرة الساعة.
- تكاليف المعدات : وهي كذلك المعدات التي تشارك مباشرة في انجاز ذلك البند من الاعمال بالتحديد مثل رجاجات الخرسانة او مداحل التربة او قطاعات اسياخ حديد التسليح ولا تعتبر تكاليف مباشرة تلك المعدات التي تخدم المشروع ككل ويستمر عملها طيلة مدة المشروع مثل الروافع البرجية ووسائل المواصلات، وتقدير تكاليف المعدات بحساب عدد الساعات المستهلكة في انشاء البند المعين مضروبا في تكلفة الساعة الواحدة للمعدة.
- التكاليف غير المباشرة :
بعكس التكاليف المباشرة المحددة في ثلاثة أصناف رئيسية هي المواد والعمالة والمعدات، فان التكاليف غير المباشرة تشمل مجموعة كبيرة من الأمور تتوقف على حجم المشروع وشروط العطاء، ويمكننا حصر أنواعها الرئيسية فيما يلي :
- رواتب الجهاز العامل على تنفيذ المشروع من مهندسين ومراقبين وإداريين ومحاسبين وحراس وفراشين وكل من يعمل في المشروع في الأعمال التي لا تدخل مباشرة في صلب بنود الأعمال الإنشائية للمشروع بما في ذلك أجور العمل الإضافي للجهاز المشرف وفريق الصيانة وفريق السلامة والسكرتاريا.
- تكاليف العطاء: وهي اتلي تتضمن ثمن شراء وثائق العطاء وتكاليف كفالة دخول العطاء وكذلك تكاليف تسعير العطاء التي تتضمن أجور فريق التسعير وتكاليف مستلزمات التسعير من ورق وطباعة وتصوير والتي تصل في بعض المشاريع إلى قيمة مرتفعة، ويمكن إهمالها في المشاريع الصغيرة.
- تكاليف أعمال التحضيرات والترحيل: وتتضمن تكاليف تجهيز موقع مكاتب إدارة المشروع وتكاليف بناء أو تركيب المكاتب نفسها ومكاتب الجهاز المشرف على المشروع من قبل المالك والخدمات الملحقة بهما وتكاليف الأثاث اللازم للمكاتب وبقية المنشأة الموقتة والتحويلات الضرورية لإنجاز الإعمال وتكاليف نقل وترحيل تلك المنشاة من والي موقع العمل.
- المصاريف الجارية النثرية من مأكل ومشرب وخدمات حراسة وسكن للعمال والموظفين وخدمات كهرباء وماء وتدفئة وتبريد وكل ما يلزم من قرطاسية وأجهزة مكتبية.
- تكاليف المعدات الرئيسية التي تقوم على خدمة أغراض المشروع من بدايته وحتى نهايته دون ارتباطها ببند من البنود مثل وسائل المواصلات والروافع البرجية وسيارات نقل المواد.
- نسبة تحمل المشروع من مصاريف مكاتب الشركة الرئيسية حيث يتم تثبيت نسبة ثابته تحسب على كل مشروع من المشاريع التي تقوم الشركة بتنفيذها وتؤخذ من المعلومات التاريخية لتكاليف المكتب السنوية.
- تكاليف كفالة الالتزام بالإنجاز أو ما درج على تسميته كفالة حسن التنفيذ وكذلك تكاليف كفالة الدفعات المقدمة والتامين على المشروع والضرائب والطوابع واشتراك النقابات….الخ.
- تكاليف التمويل ويحسب من جدول التدفق النقدي للمشروع.
- أي تكاليف أخري تنص عليها شروط العطاء مثل تقديم عدد من وسائط النقل لجهاز الإشراف محسوبة على سعر المشروع.